Dalam membuat suatu acara atau program yang efektif, perencanaan dimulai dari data yang dimiliki oleh perusahaan dan sejalan dengan visi misi perusahaan serta informasi-informasi yang dimiliki oleh stakeholders terkait.
Mau tahu apa itu stakeholders? Cek video disini yuk https://www.instagram.com/reel/Cf6Gq2LAjBT/?utm_source=ig_web_copy_link .
Lalu bagaimana sih untuk membuat perencanaan program yang baik?
Ronald D. Smith mengungkapkan bahwa ada tahapan-tahapan yang dapat digunakan untuk membuat perencanaan strategi public relations. Apa sih itu?
Yes, it’s the 9 Steps of PR Planning. Terdapat 3 fase dalam 9 langkah perencanaan program PR ini, ada fase formative research, fase strategi, dan fase taktik. Berikut adalah penjelasan lebih lengkapnya mengenai 9 langkah tersebut:
1. Fase formative research
Sebelum menentukan strategi mana yang paling tepat untuk dilakukan, tentunya kita harus melakukan riset terlebih dahulu. Maka dari itu, fase ini berguna untuk mendapatkan tambahan informasi supaya kedepannya akan lebih mudah dalam mengambil keputusan atas perencanaan strategi yang akan dibuat.
a. Analisa situasi
Pertama-tama kita harus menganalisa apa saja yang sedang terjadi didalam dan diluar perusahaan yang dapat diidentifikasikan sebagai peluang atau hambatan. Situasi yang dibahas juga bisa bersifat positif maupun negatif yang dimana hal ini juga dapat menjadi proses untuk mengetahui apabila adanya isu yang terjadi.
b. Analisa organisasi
Pada tahap ini, kita harus menganalisa keadaan dari perusahaan mulai dari lingkungan internal, persepsi publik, dan lingkungan eksternal.
- Lingkungan internal: Apakah aktivitas perusahaan sudah sejalan dengan visi dan misi? Bagaimana sumber daya dari perusahaan tersebut? Bagaimana kinerja mereka dalam menjalankan aktivitasnya?
- Persepsi publik: Bagaimana orang-orang mempersepsikan perusahaan tersebut? Sejauh mana orang-orang mengetahui perusahaan tersebut?
- Lingkungan eksternal: Siapa kompetitor dan opponent dari perusahaan tersebut? Hal ini berguna untuk mempertimbangkan sifat dari setiap persaingan yang mungkin ada.
c. Analisa Publik
Setelah menganalisa situasi dan organisasi, kita harus menganalisa publik. Hal ini dilakukan agar kita dapat mengenal publik kita, mulai dari publik internal dan publik eksternal. Publik internal sendiri bisa terdiri dari karyawan, keluarga karyawan, manajemen, dan investor. Lalu publik eksternal bagaimana? Hal itu bisa terdiri dari media, pemerintah, konsumen, masyarakat dan LSM.
B. Fase strategi
Fase strategi adalah fase keseluruhan perencanaan. Seperti apa yang ingin dicapai, bagaimana cara mencapai tujuan tersebut.
a. Membangun goals dan objectives
Di tahap inilah kita dapat menentukan hal-hal apa saja yang ingin kita dapatkan melalui program ini. Tujuan dari pengadaan program ini juga akan menjadi jelas. Kita bisa menuliskan goals dan objectives kita melalui poin-poin dibawah ini:
- Goals: Goals harus berdasarkan oleh visi dan misi perusahaan. Secara umum, tujuan komunikasi dapat dikategorikan sebagai berikut,
- Reputation management goals: Tujuan manajemen reputasi, yang berhubungan dengan identitas dan persepsi organisasi.
- Relationship management goals: Tujuan yang berfokus pada bagaimana organisasi terhubung dengan publiknya.
- Task management goals: Tujuan yang berkaitan dengan menyelesaikan hal-hal tertentu.
- Positioning: Positioning apa yang ingin didapatkan oleh perusahaan melalui program ini?
- Objectives: Pernyataan yang muncul dari goals perusahaan.
- Awareness objectives: Apakah acara ini berfokus pada pemberian informasi supaya orang-orang dapat menjadi aware terhadap perusahaan dan pesan yang kita sampaikan?
- Acceptance objectives: Pernyataan objective yang berurusan dengan bagaimana orang-orang menerima pesan yang disampaikan.
- Action objectives: Aksi apa yang diinginkan dari orang-orang melalui program ini?
- Formulating Action and Response Strategies
2. Formulating Actions and Response Strategies
Pada tahap ini, kita harus memikirkan atau mempertimbangkan langkah apa yang akan dibuat dalam berbagai macam situasi. Jika ada isu-isu yang terjadi dikemudian hari, kita akan memiliki beberapa opsi untuk menyikapinya. Nah, aksi-aksi ini bisa menjadi aksi proaktif atau reaktif.
- Proaktif: aksi yang diimplementasikan sesuai dengan perencanaan perusahaan, bukan karena kebutuhan untuk menanggapi tekanan dari luar. Contohnya adalah organizational performance, audience participations, special event, aliansi dan koalisi, dan sponsorship.
- Reaktif: Aksi yang dapat dilakukan untuk memenangkan hati publik untuk membangun kembali reputasi dari suatu krisis yang terjadi.
- Evaluasi rencana strategi
3. Evaluasi Rencana Strategi
Dalam tahapan yang terakhir yaitu tahap evaluasi untuk melakukan pengukuran sistematis hasil dari sebuah proyek, program, atau kampanye berdasarkan sejauh mana pernyataan tujuan tercapai. Terdapat lima langkah pengukuran evaluasi yaitu:
- Evaluation output: produksi pesan, penyebaran pesan, analisis biaya pesan, kesetaraan iklan.
- Evaluation of Awareness Objectives: Paparan pesan, analisis konten
- Evaluation of acceptance objectives: feedback audiens
- Evaluation of action Objectives: Partisipasi audiens dan Observasi langsung
Jadi dapat disimpulkan, dalam evaluasi ini Public Relations akan mengukur seberapa efektif kegiatan komunikasi yang telah dilakukan dengan perencanaan strategi yang matang. Untuk selanjutnya, hasil evaluasi secara menyeluruh akan digunakan sebagai acuan untuk menyusun strategi baru dalam pelaksanaan yang akan disusun kedepannya.
Semua kampanye PR tentu tidak jauh dari perencanaan dan strategi. Tanpa strategi yang baik, tidak mungkin seorang ahli PR memastikan bahwa mereka memiliki hasil yang sesuai dengan para audiensnya dengan solusi pemasaran mereka, atau bahwa mereka merilis konten pers pada waktu yang tepat. Bagian “perencanaan strategis” dari PR adalah yang membedakannya sebagai komponen penting dalam membangun bisnis dan mengelola reputasi perusahaan.
