Mengundang media untuk meliput acara perusahaan bisa menjadi langkah penting dalam meningkatkan visibilitas dan reputasi brand.
Namun, proses ini sering kali penuh tantangan, mulai dari memilih media yang tepat hingga menyusun pesan undangan yang menarik.
Dalam artikel ini, akan dibahas langkah-langkah efektif untuk mengundang media dengan mudah. Yuk, simak!
Cara Mengundang Media untuk Meliput
Berikut langkah-langkahnya:
1. Buat Daftar Media yang Relevan
Langkah pertama ketika ingin mengundang media agar meliput acara perusahaan adalah dengan membuat daftar media yang relevan.
Relevan dengan apa, ya? Relevan dengan industri dan topik acara yang perusahaanmu selenggarakan.
Jadi misalnya, perusahaanmu bergerak di bidang sportwear fashion, maka kamu bisa menyortir media yang berfokus pada industri fesyen, olahraga, atau lifestyle, seperti Bazaar Indonesia, IDN Times, hingga Fimela.
Oleh karena itu, penting untuk memahami karakteristik dan fokus setiap media untuk memastikan pesan dari acara tersampaikan kepada audiens yang sesuai.
Selain itu, mengundang media yang relevan juga akan meningkatkan posibilitas mereka untuk hadir dalam acara perusahaanmu.
2. Susun Pesan Undangan
Jika kamu selesai membuat daftar mengenai media yang ingin kamu undang, langkah berikutnya adalah menyusun pesan undangan.
Pesan undangan yang dikirim harus singkat, tetapi jelas dan mengandung informasi yang penting seputar acara, seperti topik, waktu, dan tempat.
Selain itu, cobalah untuk membuat undangan yang terlihat personal, sehingga tidak seperti undangan yang dikirim secara massal.
Kamu bisa menyebut nama penerima dan mengaitkan undangan dengan minat atau topik yang pernah mereka liput sebelumnya.
Ini akan membuat mereka merasa lebih dihargai, karena undanganmu tidak terasa seperti spam atau undangan biasa pada umumnya.
Berikut contoh isi pesan undangan yang bisa kamu jadikan referensi:
3. Kirimkan Undangan kepada Media
Setelah menyusun pesan undangan, segera hubungi jurnalis dari media yang ada di daftar. Kamu bisa menggunakan email atau WhatsApp.
Jika kamu memiliki kedua kontak tersebut, menghubungi jurnalis melalui WhatsApp lebih disarankan daripada email.
Meskipun email terlihat lebih formal dan profesional, jurnalis cenderung lebih suka dihubungi langsung lewat WhatsApp.
Cara ini juga meningkatkan kemungkinan pesanmu untuk segera dibaca dan mendapat balasan dengan cepat.
Namun, pastikan untuk mengirimkan undangan di hari dan jam kerja untuk menunjukkan bahwa kamu menghormati waktu kerja mereka dan tidak mengganggu mereka di luar itu.
4. Lakukan Follow-Up
Setelah pesan dikirim, biasanya jurnalis akan mengirim balasan berupa ucapan terima kasih, pertanyaan, atau bahkan konfirmasi kehadiran.
Namun, apabila jurnalis tidak memberikan konfirmasi kehadiran, lakukan follow-up beberapa hari setelah undangan dikirim.
Kamu bisa mengirimkan pengingat bahwa acara akan segera berlangsung, atau secara langsung menanyakan apakah mereka dapat hadir.
Saat melakukan follow-up, pastikan untuk tetap sopan dan tidak terkesan memaksa. Ungkapkan rasa apresiasi atas waktu mereka dan tawarkan informasi tambahan yang mungkin mereka butuhkan.
5. Siapkan Media Kit
Media kit merupakan salah satu elemen penting yang perlu dipersiapkan sebelum acara berlangsung sebagai sumber informasi lengkap bagi media yang hadir.
Biasanya, media kit berisi press release, latar belakang acara, agenda, informasi kontak, dan materi visual lainnya.
Memiliki media kit yang lengkap dan profesional menunjukkan bahwa kamu siap memberikan dukungan penuh kepada media dalam meliput acara.
Selain itu, media kit bisa diberikan baik sebelum acara berlangsung melalui email atau disediakan langsung di lokasi saat acara berlangsung.
Dengan media kit, jurnalis akan lebih mudah untuk menulis atau meliput acara perusahaanmu dengan akurat.
Ingin Membuat Acara dan Mengundang Media? Serahkan pada BRIEFER!
Mengundang media untuk meliput acara terkadang menimbulkan sejumlah tantangan, mulai dari menentukan daftar media, menyusun pesan, hingga menghubungi jurnalis dan melakukan follow-up.
Belum lagi, tidak semua perusahaan memiliki kontak berbagai outlet media, sehingga hal ini pun akan menghambat upaya untuk mengundang media yang diinginkan.
Namun, kamu tidak perlu khawatir! BRIEFER memiliki spesialis berpengalaman dan relasi media yang luas, sehingga bisa membantu perusahaanmu mengatasi semua tantangan tersebut.
Dengan BRIEFER, kamu bisa fokus pada konten acara dan tidak perlu pusing memikirkan strategi komunikasi dengan media.
Segera hubungi BRIEFER atau kunjungi website kami untuk informasi selengkapnya, ya!
