Bagi kamu yang ingin mengadakan konferensi pers, mungkin kebingungan mengenap apa saja hal yang perlu diperhatikan sebelum melakukannya.
Konferensi pers merupakan waktu di saat perusahaan bisa menyampaikan pesan dan maksud tertentu secara langsung kepada media.
Oleh karena itu, diperlukan perencanaan yang matang agar acara tersebut dapat berjalan dengan lancar. Yuk, simak beberapa tipsnya di sini!
Apa yang Perlu Diperhatikan sebelum Mengadakan Konferensi Pers?
Berikut daftarnya:
1. Menentukan Tujuan diadakannya Konferensi Pers
Setiap konferensi pers memiliki tujuan yang berbeda-beda, entah itu untuk meluncurkan produk baru, memberi tanggapan atas isu tertentu, atau memperkenalkan kerja sama dengan perusahaan lain.
Beda tujuan, tentu akan berbeda juga persiapannya.
Oleh karena itu, penting untuk menentukan tujuan yang jelas sebelum membuat konferensi pers. Tujuan yang jelas akan membuat pesan yang disampaikan lebih efektif.
Setelah menentukan tujuan acara, kamu juga perlu merumuskan key message atau pesan utama yang ingin disampaikan dalam konferensi pers.
Pastikan bahwa pesan tersebut mencerminkan inti acara, sesuai dengan tujuan, serta mengandung informasi penting yang dibutuhkan media.
2. Menetapkan Waktu yang Tepat
Waktu pelaksanaan konferensi pers juga tidak boleh diabaikan dan perlu dipikirkan secara matang sebelumnya.
Pasalnya, waktu pemilihan acara akan berpengaruh terhadap jumlah media yang hadir, yang akhirnya berdampak pada penyebaran informasi.
Hindari mengadakan konferensi pers pada hari libur atau di waktu yang bertepatan dengan acara besar lain. Sebab, hal ini akan mengurangi minat media untuk hadir.
Selain itu, pastikan juga pemilihan waktu tersebut sesuai dengan tujuan acara.
Misalnya, jika perusahaanmu ingin mengadakan konferensi pers untuk mengumumkan peluncuran produk baru di bidang F&B, kamu bisa melakukannya di sekitar pameran kuliner sehingga dapat memberikan dampak yang lebih besar.
3. Memilih Lokasi yang Strategis
Pemilihan tempat atau venue untuk pengadaan konferensi pers juga penting untuk diperhatikan dan dipertimbangkan secara matang.
Berkenaan dengan ini, pilihlah tempat yang strategis atau mudah dijangkau, seperti hotel, pusat bisnis, atau kafe.
Selain itu, pastikan juga venue yang dipilih memiliki fasilitas yang memadai untuk mengadakan konferensi pers.
Fasilitas yang perlu dipertimbangkan antara lain luas ruangan, pendingin udara, area parkir yang cukup, hingga akses internet.
4. Mengundang Media yang Relevan dengan Topik Konferensi Pers
Kehadiran media yang sesuai juga merupakan salah satu hal yang perlu diperhatikan sebelum membuat konferensi pers.
Oleh karena itu, pastikan untuk menghubungi media-media yang relevan dengan topik konferensi pers.
Misalnya, jika konferensi pers yang ingin diadakan bertujuan untuk meluncurkan produk baru di bidang F&B, kamu bisa mengundang media seperti detikFood dan briliofood.
Selain itu, perhatikan juga waktu pengiriman undangan ke media. Sebaiknya, undangan dikirim beberapa hari sebelum acara.
Undangan tersebut harus memuat informasi lengkap seperti waktu, tempat, serta topik yang akan dibahas dalam konferensi pers.
5. Mempersiapkan Materi untuk Pers
Materi untuk diberikan kepada pers juga merupakan salah satu komponen penting yang perlu dipersiapkan sebelum mengadakan press release.
Materi yang dimaksud di sini bisa berupa press release, media kit, foto resmi produk, hingga data atau statistik yang relevan sebagai pendukung.
Pastikan bahwa materi yang diberikan jelas dan to-the-point, mengingat jurnalis biasanya memiliki waktu yang terbatas untuk menyiapkan berita.
6. Mempersiapkan Spokeperson yang Kompeten
Spokeperson atau pembicara memainkan peran yang krusial dalam konferensi pers, karena mereka adalah kunci dalam penyampaian pesan dari perusahaan ke media.
Oleh sebab itu, pilihlah seorang pembicara yang kompeten, berpengalaman, komunikatif, serta menguasai topik yang diusung.
Biasanya, pembicara yang ditunjuk dalam konferensi pers adalah CEO, manajer senior, dan tokoh penting lain yang memiliki otoritas dengan topik yang dibahas.
7. Menyusun Agenda dengan Jelas dan Terstruktur
Agar konferensi pers bisa berjalan dengan lancar, jangan lupa untuk menyusun agenda kegiatan dengan jelas dan terstruktur.
Agenda yang dibuat harus mencakup urutan acara dan rentang waktunya, mulai dari pembukaan, sambutan, presentasi utama, hingga sesi QnA dan penutupan.
Dengan memiliki agenda yang jelas dan terorganisasi, hal ini akan membantu seluruh partisipan untuk bisa mengatur waktu dengan baik.
8. Mempersiapkan Pertanyaan yang Sulit atau Isu Sensitif
Saat sesi QnA, tak jarang ada beberapa pertanyaan sulit atau sensitif yang dilontarkan media, apalagi jika konferensi pers yang diadakan bertujuan untuk mengklarifikasi sebuah isu.
Oleh karena itu, penting untuk mempersiapkan jawaban dari pertanyaan sensitif yang mungkin muncul. Hindari jawaban ambigu atau tidak jelas yang bisa memperparah situasi.
Jika diperlukan, perusahaanmu juga bisa melibatkan tim legal atau pakar terkait untuk memberikan jawaban yang lebih sesuai.
Apabila situasi makin memanas atau kompleks, kamu juga bisa pertimbangkan untuk menunda memberikan jawaban yang pasti dengan alasan sedang dalam proses investigasi.
Percayakan pada BRIEFER untuk Mengelola Konferensi Pers!
Konferensi pers merupakan acara yang memang perlu dipersiapkan dengan matang dan dirancang oleh tim yang berpengalaman.
Nah, jika perusahaanmu kesulitan untuk merancang konferensi pers atau tidak memiliki tim PR khusus, BRIEFER dapat menjadi jawabannya!
BRIEFER hadir dengan tim PR berpengalaman yang siap membantu perusahaanmu mengatur konferensi pers yang efektif dan strategis.
Dari perencanaan hingga eksekusi, kami akan memastikan setiap detail tersampaikan dengan tepat, memperkuat pesan utama perusahaan.
Yuk, percayakan kebutuhan media relations perusahaan pada BRIEFER dan buat setiap konferensi pers menjadi langkah besar bagi bisnis!
