Tugas utama praktisi Public Relations adalah menjadi jembatan penghubung serta pelayan informasi antara perusahaan dengan publik.
Dalam menjalankan fungsinya, seorang humas membutuhkan media massa sebagai sarana komunikasi untuk menyampaikan publikasi pada masyarakat luas secara umum.
Menyadari pentingnya media massa, seorang PR harus menjaga hubungan baik dengan media agar perusahaan mendapatkan publikasi yang maksimal dan berimbang. Kegiatan tersebut dinamakan media relations.
Salah satu jenis media relations yang dilakukan oleh praktisi humas adalah menyelenggarakan press conference.
Apa itu Press Conference?
Sederhananya, press conference adalah acara yang dibuat oleh perusahaan dengan mengundang wartawan atau media massa untuk memberikan pernyataan resmi.
Misalnya, ketika perusahaan kamu ingin melakukan perilisan suatu produk atau menggelar sebuah event. Ketimbang harus berulang-ulang menjawab pertanyaan melalui telepon, kamu bisa langsung menyampaikan informasi kepada wartawan dan menjawab pertanyaan media dengan mengadakan konferensi pers.
Konferensi pers dilakukan dengan mengundang wartawan dan perwakilan media untuk meliput informasi yang disampaikan dengan harapan berita akan disiarkan seluas-luasnya.
Publikasi informasi ini diharapkan dapat meningkatkan kesadaran dan pengetahuan khalayak sasaran.
Dalam penyelenggaraannya, seorang humas perlu memperhatikan beberapa hal ketika ingin menyelenggarakan konferensi pers. Yuk kita bahas!
Tips Menggelar Press Conference
1. Tentukan Infomasi atau berita yang bernilai
Tentukanlah pesan kunci atau key message yang akan disampaikan. Kamu perlu pastikan informasi yang diberikan kepada wartawan dan publik memiliki nilai (value) sehingga mereka tertarik untuk dijadikan bahan berita.
2. Tentukan Spokesperson
Pilihlah spokesperson yang dapat mewakili perusahaan untuk berbicara dengan baik di depan pers. Kamu perlu memilih seorang juru bicara dengan kemampuan komunikasi yang baik serta bisa menjawab semua pertanyaan yang diberikan oleh media.
3. Persiapkan Press Kit
Press kit merupakan sebuah dokumen yang berisikan informasi latar belakang diadakannya konferensi pers.
Salah satu yang dimuat didalamnya adalah press release yang diberikan kepada media agar mereka dapat memahami topik yang akan dibahas sepanjang konferensi pers berlangsung.
Press kit juga biasanya diberikan kepada media agar mereka bisa segera menulis artikel yang akurat dan dalam waktu singkat.
4. Menentukan Waktu dan Tempat
Kamu perlu memastikan jadwal pelaksanaan konferensi pers dipilih berdasarkan kesediaan para media yang hadir. Pastikanlah kawan media bisa hadir sesuai dengan waktu yang telah ditentukan agar acara bisa berjalan sesuai dengan rencana.
Kamu juga perlu menentukan lokasi pelaksanaan dengan mempertimbangkan tempat tertutup yang kondusif, mudah diakses oleh media, pencahayaan yang bagus, serta membuat set atau layout tempat duduk yang rapi dan menarik ketika tampil di berbagai media.
5. Menentukan Media yang Diundang
Undanglah media yang kompeten dan relevan dengan tema konferensi pers. Kamu bisa mengundang media H-1 minggu sebelum acara, apabila terlalu mepet kemungkinan besar media tidak dapat hadir.
Selain mengirimkan undangan, kamu juga bisa mengirim media advisory untuk menginformasikan kepada media tentang detail isi acara konferensi pers tersebut.
Itulah penjelasan singkat tentang press conference dan tips menyelenggarakannya. Semoga informasi tersebut bermanfaat bagi kamu yang tertarik dalam bidang public relations. Selamat mempraktikkan!
Baca juga:
