Pernahkah kalian menyelesaikan suatu pekerjaan dan ternyata pekerjaan tersebut telah melewati deadline? Tahukah kamu bahwa sebenarnya, hal ini bisa terjadi karena terkadang beberapa orang berpikir bahwa sebuah pekerjaan hanya memerlukan waktu yang lebih sedikit dari yang seharusnya.
Nah, kondisi ini disebut dengan planning fallacy. Apakah itu?
Menurut Daniel Kahneman dan Amos Tversky (1979), planning fallacy merupakan kecenderungan seseorang yang secara sistematis meremehkan jumlah waktu, sumber daya, dan biaya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas dan kurangnya kemampuan serta pertimbangan terhadap kemunculan hambatan tak terduga.
Lalu, apa aja sih yang bisa menyebabkan planning fallacy?
- Terlalu optimis. Menganggap pekerjaan sebagai hal yang “mudah” untuk dilakukan padahal pekerjaan tersebut memerlukan waktu pengerjaan yang lebih banyak.
- Terlalu fokus pada hasil yang terbaik. Lebih fokus memikirkan outcome/hasil terbaik yang akan didapatkan daripada memikirkan kemungkinan hambatan dan halangan yang akan muncul.
Setelah mengetahui penyebab-penyebab planning fallacy, kita bisa menghindari, mencegah planning fallacy dan merencanakan pengerjaan tugas dengan cara-cara ini:
1. Memanfaatkan data semaksimal mungkin
Hal ini dapat dilakukan melalui pencarian data yang sesuai untuk perencanaan tugas. Data yang diambil bisa berasal dari hasil project atau tugas yang pernah dilakukan sebelumnya maupun tim riset untuk proyek tertentu.
2. Menggunakan metode ‘100 blocks a day’
‘100 blocks a day’ merupakan sebuah metode atau cara pikir yang membagi 1.000 menit sebagai 100 blok 10 menit dalam satu hari. Metode ini dapat membantu kita dalam mengelompokkan kegiatan ke dalam blok-blok 10 menit. Dengan ini, kita dapat melihat kegiatan apa saja yang harus diprioritaskan dan membantu kita untuk melihat gambaran lebih luas atas kegiatan yang dilakukan setiap hari agar kita bisa memperhitungkan pengerjaan setiap tugas.
3.Ingat adanya Murphy’s Law
Murphy’s Law menyatakan bahwa “apapun yang bisa salah, pastinya akan salah”. Hal ini berhubungan dengan bagaimana terkadang kita harus mempunyai sisi yang pesimis dalam konteks pengerjaan suatu tugas. Mempunyai deadline yang realistis juga dapat membantu kita dalam mengatasi halangan dan hambatan yang akan ada saat pengerjaan tugas.
Dalam mengantisipasi hambatan dan halangan, kita bisa memperkirakan hal-hal yang mungkin dapat menjadi sebuah masalah. Referensi dari pekerjaan sebelumnya juga dapat diterapkan agar memudahkan pencarian solusi. Selain itu, membuat daftar prioritas juga bisa meningkatkan efisiensi pengerjaan tugas agar dapat mencapai target yang diinginkan.
4. Menggunakan teknik ‘perkiraan tiga titik’
Penggunaan teknik ini membantu membongkar optimisme kita terhadap tugas yang akan dikerjaan dan mengidentifikasi tiga data yang berbeda. Tiga titik tersebut adalah best-case scenario estimate, worst-case scenario estimate, dan most-likely scenario estimate. Best-case scenario estimate merupakan estimasi awal. Most-likely scenario estimate merupakan estimasi yang didasarkan oleh data-data sebelumnya dari penyelesaian tugas serupa. Worst-case scenario estimate merupakan estimasi untuk mengantisipasi hambatan dan halangan yang mungkin akan terjadi. Tiga titik ini dapat diterapkan sebagai berikut:
Misalnya, pengerjaan best-case scenario estimate anda berjumlah 5 hari, most-likely scenario estimate anda berjumlah 7 hari, dan worst-case scenario estimate anda berjumlah 10 hari.
Tiga angka ini dijumlahkan dan dibagi menjadi tiga (rata-rata dari semua angka).
5+7+10 = 22
22:3 = 7,3
Jadi, waktu estimasi yang mungkin paling sesuai adalah sekitar 7 hari.
5. Mengurangi distraksi saat bekerja
Seringkali kita “terganggu” dengan hal-hal kecil yang berdampak pada efektivitas kerja. Karena itu, coba minimalisir distraksi sebanyak mungkin agar dapat bekerja secara optimal dan menghindari risiko kesalahan. Salah satu cara untuk mengatasi hal tersebut adalah dengan menggunakan metode Podomoro. Metode ini dapat membantu membagi waktu istirahat dan kerja yang cukup secara efektif.
Planning fallacy merupakan suatu hal yang dapat dicegah dan dihindari jika kita memahami dan mengetahui hal apa saja yang dibutuhkan untuk membuat perencanaan pengerjaan suatu tugas. Dengan memahami planning fallacy, kita dapat lebih sadar akan pentingnya data, akurasi estimasi waktu, dan kedisiplinan dalam pengerjaan tugas.
Jadi, gimana Briefee? Jangan sampai kalian terjerat planning fallacy dan membuat perkiraan waktu pengerjaan tugas yang salah ya!
