Pernahkah kamu berpikir, siapa yang bertanggung jawab dalam merancang sebuah konser musik, festival seni, atau konferensi? Itu dinamakan event organizer!
Profesi ini memiliki peranan yang sangat penting dalam memastikan keberlangsungan acara, terutama untuk yang skalanya besar.
Jika kamu tertarik untuk bekerja di bidang manajemen event, yuk simak penjelasan lengkapnya dalam artikel ini!
Apa itu Event Organizer?
Sesuai namanya, Event Organizer atau yang biasa disingkat EO adalah sekelompok individu yang bertanggung jawab untuk merencanakan, mengatur, dan mengelola acara tertentu.
Jadi, EO akan bertugas dan berperan mulai dari tahap perencanaan pra-acara, pelaksanaan, hingga evaluasi pasca acara berlangsung.
Misalnya, sebuah sanggar kesenian ingin mengadakan pertunjukan tari. Untuk mengadakan acara tersebut, ia menyewa jasa event organizer.
Nah, nantinya, peran event organizer dalam sebuah pertunjukan tari antara lain adalah merencanakan konsep dan tema, memilih lokasi, menyusun jadwal, hingga berkoordinasi dengan penari yang mengisi acara.
Biasanya, EO akan ditunjuk oleh klien untuk mengorganisasi rangkaian acara yang akan diadakannya. Klien di sini bisa saja merupakan perusahaan atau perorangan.
Untuk klien yang merupakan perusahaan, acara yang diselenggarakan umumnya digunakan sebagai sarana untuk meningkatkan awareness publik terhadap brand.
Oleh karena itu, dalam pelaksanaan acara, terutama yang berskala besar, penting untuk melibatkan public relations untuk memastikan bahwa pesan yang disampaikan melalui acara sesuai dengan strategi komunikasi perusahaan.
Tugas Event Organizer
Apa saja tugas EO dalam manajemen event? Berikut beberapa di antaranya.
1. Merancang Konsep Acara
Peran utama event organizer pra-acara adalah merencanaan dan merancang konsep acara sesuai dengan tujuan dan visi klien.
Jadi, seorang EO harus menentukan tema, skala acara, anggaran, timeline, lokasi, pengisi acara, dan jadwal kegiatan dari awal sampai akhir.
Tak hanya itu, mereka juga harus memetakan tim ke dalam beberapa kelompok dan membagi tugas-tugas yang diperlukan selama acara.
2. Berkoordinasi dengan Semua Pihak yang Terlibat
Tugas event organizer selanjutnya adalah berkoordinasi dengan semua pihak yang terlibat, termasuk vendor, pengisi acara, dan lain sebagainya.
Vendor di sini mencakup semua pihak yang diperlukan untuk acara, seperti katering, pemilik gedung, dekorasi, sound system, hingga fotografer.
Kemudian, EO harus memastikan bahwa seluruh pihak yang terlibat tersebut memahami perannya masing-masing saat acara berlangsung.
3. Mengelola Anggaran dan Logistik
Sebelum deal dengan klien, biasanya klien akan mengajukan berapa batas pengeluaran atau budget yang mereka sediakan.
Nah, dalam hal ini, EO harus mampu mengelola anggaran acara dengan ketat dan memastikan bahwa semua pengeluaran tidak melebihi budget.
Pengelolaan anggaran ini juga sudah termasuk untuk keperluan logistik, seperti transportasi, penginapan, sewa tempat, dan pembelanjaan perlengkapan acara.
4. Promosi dan Pemasaran
Apabila acara yang akan diadakan terbuka untuk publik, maka EO harus mengembangkan strategi promosi yang menarik untuk dapat menarik target audiens.
Jadi, EO bisa membuat poster, flyer, konten di media sosial, hingga berkolaborasi dengan media atau influencer untuk publikasi acara.
Dalam hal promosi dan pemasaran, EO sering kali harus berkoordinasi dengan departemen marketing atau PR perusahaan yang terlibat untuk memastikan konsistensi pesan dan efektivitas promosi.
5. Manajemen Hari-H dan Evaluasi
Nah, saat hari-H acara datang, event organizer bertugas untuk memastikan bahwa semua aspek telah berjalan sesuai rencana.
Hal ini melibatkan pengawasan vendor, manajemen tim, pengelolaan waktu dan jadwal kegiatan, manajemen tamu, pengawasan teknis, hingga penanganan masalah dan krisis.
Oleh karena itu, seluruh tim EO harus selalu stand by dan siap untuk berkoordinasi dengan pihak-pihak yang terlibat selama acara berlangsung.
Skill yang Harus Dimiliki Event Organizer
Jika kamu tertarik untuk menjadi event organizer, ada sejumlah keterampilan yang harus kamu kuasai, yaitu:
- Manajemen waktu
- Komunikasi interpersonal yang efektif
- Problem-solving
- Organisasi dan perencanaan
- Creative-thinking
- Negosiasi
- Leadership
- Detail-oriented
- Kolaborasi atau team-work
Gaji Event Organizer
Berdasarkan sejumlah sumber, gaji seorang EO sebenarnya sangat bervariasi. Namun, profesi ini dapat dibilang cukup menjanjikan.
Untuk UMP Jakarta, gaji event organizer pemula adalah sebesar Rp5 juta sampat Rp10 juta. Namun, tak jarang jumlah tersebut akan ditambahkan dengan bonus per acara yang dikerjakan.
Lebih lanjut, gaji EO yang sudah menduduki posisi senior dimulai dari rentang Rp10 juta hingga Rp20 juta ke atas per bulannya.
Namun, perlu dicatat bahwa besaran gaji tersebut juga mungkin akan berbeda tergantung perusahaan dan UMR setempat, ya!
Itulah dia uraian singkat yang dapat menjelaskan apa itu event organizer, mencakup tugas dan perkiraan besaran gajinya di Indonesia.
Nah, jika perusahaanmu membutuhkan jasa virtual event organizer yang dapat membantu meningkatkan visibilitas dan awareness bisnis, BRIEFER jawabannya!
BRIEFER sebagai virtual event organizer berpengalaman menyediakan dukungan penuh untuk berbagai jenis acara virtual, termasuk webinar, konferensi online, pameran produk, konser musik, dan masih banyak lagi.
Dengan harga yang terjangkau, kamu tidak perlu meragukan lagi hasil yang akan didapat karena kami terdiri dari tim yang sudah berpengalaman.
Untuk informasi selengkapnya, kunjungi website BRIEFER atau hubungi kami melalui email di hello@brieferi.id, ya!
