Puluhan email tentang pekerjaan sudah tentu kamu terima setiap harinya, apalagi dalam situasi yang mengharuskan kamu masih work from home seperti sekarang ini.
Alhasil, kuota email yang kamu terima pasti semakin meningkat, iya nggak Briefee?
Meski sudah 1,5 tahun beradaptasi dengan work from home atau malah justru terbiasa, pasti ada masanya kamu merasa letih atau burnout karena pekerjaan, bahkan saat terima email.
Memeriksa email memang menjadi setiap kewajiban karyawan supaya tetap terhubung dengan update pekerjaan, tapi sudahkah kamu mengalokasikan waktu yang tepat untuk berkorespondensi melalui email?
Atau, kamu malah bertindak seperti operator yang terlalu sering cek email walaupun jam kantor telah selesai? Yuk, simak artikel ini untuk tahu tips mengirim email korespondensi yang tepat!
Apa itu Korespondensi?
Korespondensi, sebuah istilah yang cukup sering didengar di lingkungan kerja seperti kantor, pemerintahan, atau hal-hal yang berhubungan dengan bisnis.
Korespondensi ini sendiri adalah proses di mana sebuah pesan atau maksud disampaikan melalui sebuah surat.
Fungsi dari korespondensi adalah untuk menyampaikan suatu informasi yang bersifat resmi atau formal kepada pihak perusahaan atau organisasi yang memang berhak menerima melalui email.
Cara Mengirim Korespondasi dengan Tepat
Yuk kita mulai membiasakan diri professional dalam mengirim email dengan cara :
1. Perhatikan jam mengirim email
Jam normal untuk mengirim dan merespon email adalah mulai dari jam 8 pagi hingga jam 6 sore.
Selain jam tersebut, usahakan untuk menunda pengiriman email hingga pagi harinya saat jam kerja, kecuali berada di situasi yang sangat penting atau perusahaan sedang mengalami krisis.
Mengapa harus begitu? Setiap orang mempunyai kehidupan lain selain pekerjaan, yaitu untuk mendedikasikan waktu bersama keluarga dan teman. Stay sane by having a well-balanced life.
2. Sampaikan tujuan secara jelas dan sopan
Dalam bahasa apapun kamu berkomunikasi, pastikanlah menggunakan kata-kata yang mudah dipahami, sopan dan tidak bernada tinggi meski sedang dalam tekanan. Everyone has their own work issue, so be kind and let’s respect each other.
Selain itu, proaktif untuk menginisiasikan online meeting jika terdapat situasi genting sehingga bisa menghindari kesalahpahaman antar rekan kerja yang lain.
3. Segera balas email yang sangat penting
Biasanya etika membalas email adalah dalam kurun waktu maksimal 2×24 jam. Akan tetapi, jika sedang berada dalam situasi penting dimana kecepatan penyampaian informasi adalah hal yang utama, maka usahakan untuk membalas email tersebut dalam kurun waktu 3 jam.
Tentunya kamu harus diskusi dulu yah dengan tim internal supaya lebih align jika memang diperlukan.
Setelah membaca artikel ini semoga Briefee langsung mempraktikkannya di dunia nyata dan menjadi seseorang yang lebih profesional dalam mengirim email supaya hidup lebih seimbang.
Salam sehat dan semangat!
