Sebelum kita mengetahui bagaimana The Eisenhower Matrix bekerja, yuk kita kenalan terlebih dahulu dengan Dwight D. Eisenhower, tokoh inspirasi dari Stephen Cover dalam mengembangkan konsep dari manajemen tugas. Dwight D. Eisenhoweradalah Presiden Amerika Serikat ke-34 dari tahun 1953 hingga 1961. Sebelum dirinya menjadi Presiden, ia menjabat sebagai jenderal di Angkatan Darat AS dan menjabat sebagai Panglima Tertinggi Pasukan Sekutu selama PD II lalu dilanjutkan dengan menjadi panglima tertinggi pertama NATO. Besarnya kekuasaan dan tanggung jawab memaksa Dwight untuk terus membuat keputusan sulit tentang tugas mana yang harus ia fokuskan setiap hari. Dirinya menyampaikan sebuah gagasan dalam pidatonya tahun 1954.
“I have two kinds of problems, the urgent and the important. The urgent are not important, and the important are never urgent.”
Dwight D. Eisenhower
Penulis The 7 Habits of Highly Effective People, Stephen Covey, mengambil kata-kata Eisenhower dan menggunakannya sebagai latar belakang terbentuknya alat manajemen tugas paling populer dan dikenal dengan nama The Eisenhower Matrix.
Apa itu The Eisenhower Matrix?
The Eisehower Matrix adalah cara untuk mengatur tugas berdasarkan urgensi dan kepentingan, sehingga kamu dapat secara efektif memprioritaskan pekerjaan mana yang paling penting. The Eisehower Matrix juga dikenal sebagai Management Matrix, The Eisenhower Box, dan Urgent-Important Matrix. Matriks ini bekerja dengan membagi tugas menjadi 4 bagian kategori:
- Dikerjakan terlebih dahulu
- Dijadwalkan akan dikerjakan nanti
- Didelegasikan
- Dihapus
Urgent Vs Important
Penting dan Mendesak, sekilas memiliki kemiripan dalam arti, tetapi ketika kita analisa dan kaitannya dengan prinsip Eisenhower, perbedaan antara keduanya sangat penting untuk dipahami. Membedakan antara mendesak dan penting dalam The Eisenhower Matrix dapat membantu kamu mengidentifikasi tugas mana yang seharusnya dilakukan terlebih dahulu dan tugas mana yang akan kamu lakukan nanti.
Kerjakan tugas dan berikan fokusmu kepada tugas paling mendesak. Ketika ada sesuatu mendesak, itu artinya harus kamu selesaikan sekarang dan tidak bisa dihindari. Dengan mengingat konsekuensi jelas jika kamu tidak menyelesaikan tugas-tugas ini dalam batas waktu tertentu. Semakin kamu menunda, semakin banyak tekanan dan stress yang mungkin kamu alami hingga berujung menjadi kelelahan.
Sebaliknya, tugas-tugas penting mungkin tidak memerlukan perhatian segera, tetapi tugas-tugas ini cukup krusial dan mungkin memiliki pengaruh besar dalam perjalanan karir jangka panjang. Hanya karena tugas-tugas ini kurang mendesak bukan berarti bisa kita sampingkan terlalu lama. Tugas penting bisa menjadi tugas mendesak jika kamu menundanya untuk waktu yang lama.
Setelah kamu paham bagaimana membedakan antara tugas-tugas mendesak dan penting, kamu bisa mulai memisahkan tugas-tugas kamu ke dalam empat kuadran The Eisenhower Matrix.
1. The “Do” Quadrant
Kuadran pertama dalam Eisenhower Matrix, terletak di bagian kiri atas dan berisikan tugas-tugas penting dan mendesak. Tugas di kuadran ini harus menjadi prioritas utama untuk diselesaikan secepat mungkin. Kegiatan ini harus diselesaikan terlebih dahulu untuk menghindari efek samping, seperti krisis, deadline, dan kekhawatiran. Tugas di kuadran ini biasanya harus diberikan pada hari yang sama dan paling lambat pada hari berikutnya. Tugas-tugas ini umumnya akan memakan waktu dan energi paling banyak karena menyebabkan ketegangan dan perasaan bahwa hari itu berada di luar kendali.
2. The “Decide” Quadrant
Kuadran kedua dalam Eisenhower Matrix, terletak di bagian kanan atas dan berisikan tugas penting, tetapi tidak mendesak. Kuadran ini menampung tugas penting berjangka panjang dan belum memiliki tenggat waktu tetap. Sehingga memungkinkan kamu untuk fokus pada peluang dan perkembangan daripada hambatan dan masalah. Kuadran 2 adalah tempat kamu bisa mendalami pekerjaan karena umumnya kamu tidak berada di dalam situasi mendesak.
3. The “Delegate” Quadrant
Kuadran ketiga dalam Eisenhower Matrix, terletak di bagian kiri bawah dan berisikan tugas-tugas mendesak, tetapi tidak penting. Kerja sama dan semangat tim memainkan peran penting dalam kuadran ini. Kuadran ini menampung tugas-tugas yang harus kamu delegasikan kepada orang lain, sehingga memberimu lebih banyak waktu untuk menyelesaikan aktivitas di dua kuadran pertama dan akan meningkatkan kerjasama tim. Pantau setiap tugas yang kamu delegasikan sehingga kamu dapat memeriksanya nanti.
4. The “Delete” Quadrant
Kuadran keempat dalam Eisenhower Matrix, terletak di bagian kiri bawah dan berisikan dorongan untuk mempertimbangkan hal-hal tidak penting untuk dilakukan dan menghapusnya dari rutinitas. Contoh halnya adalah pemborosan waktu signifikan ketika menjelajahi internet tanpa manfaat dan tujuan yang jelas atau membuang-buang waktu untuk email tidak penting dan tidak mendesak.
Isi setiap kuadran dengan tidak lebih dari 8 tugas. Jika kamu mengaplikasikan matriks ini dan konsisten terhadapnya, hal ini akan membantu kamu mencapai hasil maksimal serta bertanggung jawab atas hal-hal yang telah kamu prioritaskan.
Selamat mencoba Briefee. Semoga membantu yah!
